EmailWall

La messagerie reste le premier système de communication. D'aucuns annonce sa mort, l'email demeure. Cela dit, on peut légitiment lui reprocher son côté obscur, les informations y circulent de manière transparente, les accès aux boites aux lettres posent des problèmes juridiques, et malgré beaucoup d'effort, la plupart des informations « business » s'y trouvent.

Si les réseaux sociaux semblent promis à un bel avenir, beaucoup d'études démontrent que l'email restera un élément primordial de la chaîne des échanges. MailWatcher conçoit depuis plus de 10 ans des systèmes basés sur la messagerie, fort de cette expérience nous vous proposons une solution hybride entre Email & Réseaux Sociaux : EmailWall

Description

EmailWall s'adresse aux entreprises qui souhaitent avoir plus de lisibilité sur les flux d'informations échangés par email tout en associant les aspects juridiques et organisationnels. Cette application peut prendre en charge l'ensemble des échanges qu'ils soient internes ou externes via Internet et intégrer des offres de partenaires reconnus.

 

Version entreprise : flux internes

Les utilisateurs souhaitant avoir un suivi des émail - internes - devraient peut être créer une discussion sur leur portail collaboratif, mais cette approche est lourde et manque de fluidité. Dans la plupart des cas elle n'est pas bien maîtrisée.

 

Les utilisateurs redoutent les effets des commentaires ou autres parasitages non souhaités. Par conséquent ils restent dans leur messagerie pour la rapidité et la souplesse de la diffusion. Cela dit, ils admettent malgré eux qu'une fois le message envoyé ils n'ont plus beaucoup d'emprise sur le processus.

 

Pour répondre à ce problème, nous avons gardé le principe qui est d'envoyer un mail et proposé simplement d'activer une option de traçabilité. A cet instant une empreinte est transmise au serveur interne qui demandera aux serveurs de messagerie de mettre des écouteurs sur les événements associés aux messages.

 

• Ouverture

• suppression

• Renvoi

• Effacement

 

Toutes ces opérations sont enregistrées et mises à disposition de l'émetteur. En plus des états donnés par les serveurs de messagerie pour alimenter l'« EmailWall », le déclenchement du suivi par l'utilisateur/l'application peut aussi être accompagné d'options, telles que :

 

• Notification – le courrier est retenu, il requière une authentification pour accéder au contenu

• Rappel – Paramétrage d'un renvoi automatique si l'utilisateur n'a pas ouvert le message (cas d'un mail reçu mais non lu)

• Date limite de lecture - au delà de ce délai le mail est détruit

• Demande d'acquittement, couplé avec la notification, l'accès au contenu engage le lecteur qui doit laisser un commentaire ou une acquittement via une interface ou par code.

 

Version Internet : flux externes

Les flux émis vers Internet ne peuvent pas être suivi de la même manière que les flux internes, très souvent dans ce contexte, les utilisateurs cherchent des moyens de produire des preuves.

Le système permet de transmettre aux serveurs MailWatcher dans le Cloud (Software As a Service) le contenu de manière sécurisé, c'est à dire, via un chiffrement du transfert sur le réseau et une authentification de l'utilisateur. Ce transfert sous contrôle avec l'authentification de l'auteur sont les premiers éléments sur lesquels les autres preuves – si besoin – peuvent s'établir.

 

Dans le cadre d'un usage d'une véritable signature électronique, d'un l'archivage légal, l'authentification de l'émetteur est le préalable obligatoire.

 

• Signature Électronique Émetteur - Authentification pour le dépôt du message

• Horodatage - Jeton officiel

• Archivage Légal - Coffre fort Électronique

• Preuve d'envoi - Routage via RPOST

• Preuve de lecture et Acquittement - Notification + Authentification

- Acquittement de bonne lecture

- Acquittement via la saisie d'une mention spéciale

- Acquittement via des cases à cocher, etc...

• Signature Électronique Destinataire - Authentification + horodatage de l’événement

 

Ces preuves produites sont recevables, car MailWatcher est tiers de confiance et fait appel également à des services tiers reconnus.